Bernegosiasi melalui Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada perseorangan atau instansi perusahaan. Tujuan dari surat penawaran adalah untuk menawarkan barang kepada calon pembeli. Surat penawaran juga bisa dianggap sebagai surat yang ditujukan menawarkan kerjasama dengan perusahaan atau orang lain. Surat penawaran pada umumnya berbentuk formal dan dengan jelas mencantumkan rincian harga dan barang yang ditawarkan dan akan dijual kepada perusahaan atau orang lain.

Pada umumnya, di dalam surat penawaran barang diterangkan keunggulan dan keuntungan dari perusahaan yang akan menjual barang mereka agar menarik perusahaan lain untuk memesan dan membeli barang pada perusahaan tersebut. Surat penawaran barang tersebut hanya untuk membantu menjual produk saja, sedangkan yang berperan penting dalam penawaran itu sendiri si penjual. Si penjual harus mampu melakukan negosiasi baik dalam harga maupun cara pembayarannya.

Keterampilan melakukan negosiasi sangat penting dalam melakukan kegiatan perdagangan. Pengembangan ketrampilan dan percaya diri sangat dibutuhkan dalam melaksanakan negosiasi.

Pada contoh tulisan ini, seorang pengusaha Indonesia yang akan mengekspor barang tentu saja mempunyai hubungan dengan orang yang akan mengimpor barang tersebut. Sebelum proses ekspor impor terjadi, pengekspor atau pengusaha bernegosiasi lewat surat dengan menawarkan barangnya kepada calon pengimpor di luar negeri dan calon pengimpor itu menanggapinya lewat surat pula. Anggaplah calon pengimpor itu dapat berbahasa Indonesia sehingga pengusaha tersebut menawarkan barangnya lewat surat dalam bahasa Indonesia. Buatlah surat penawaran seperti contoh berikut ini.

Yth. Tuan Thierry Henry

Dengan hormat,

Dengan surat ini saya ingin mengajak Tuan untuk bekerja sama. Perusahaan saya memiliki beberapa produk barang kerajinan berbahan rotan yang sangat cocok untuk membantu usaha hotel yang anda miliki. Produk kerajinan yang dihasilkan oleh perusahaan saya memiliki kualitas yang baik dengan harga terjangkau. Berikut ini saya kirimkan beberapa sampel produk kerajinan berbahan rotan tersebut beserta daftar harganya.

Apabila Tuan tertarik, saya mengharapkan Tuan untuk mengajukan permintaan. Saya akan memberikan potongan harga yang menarik apabila Tuan membeli lebih dari lima puluh buah kerajinan.

Demikian surat penawaran saya. Saya berharap kita dapat bekerja sama dalam waktu yang tidak terlalu lama.

Bandung, 5 Februari 2015

Hormat saya,
Susi Susanti

Buatlah surat jawaban dari Tuan Thierry Henry kepada Susi Susanti. Katakan bahwa Tuan Thierry Henry  akan membeli 60 buah kerajinan. Ia akan membayar terlebih dahulu setengah dari harga yang disepakati. Sisanya akan dibayar setelah barang yang dipesan sampai di tempat.

Yth. Ny. Susi Susanti

Dengan hormat,

Saya sangat berterima kasih atas penawaran kerja sama yang ibu tawarkan. Kebetulan sekali, usaha hotel yang saya miliki sedang membutuhkan barang-barang kerajinan yang ibu tawarkan sebagai kelengkapan hotel. Oleh karena itu, saya memutuskan untuk menerima tawaran bekerja sama dengan ibu setelah saya mempertimbangkan mutu kerajinan yang ibu berikan.

Dari beberapa sampel kerajinan berbahan rotan yang ibu berikan, saya tertarik untuk membeli kursi rotan sebanyak 20 buah, meja sebanyak 15 buah, dan vas bunga sebanyak 25 buah sehingga jumlahnya sebanyak 60 buah. Untuk saat ini, saya akan membayar setengahnya dahulu, sisanya akan saya bayar ketika barang telah sampai.

Demikian surat balasan dari saya. Terima kasih atas kepercayaan anda untuk bekerja sama dengan saya.

Paris, 15 Februari 2015

Hormat saya,
Thierry Henry